Pengelolaan Arsip Dinamis Secara Nasional Terintegrasi Melalui Aplikasi Srikandi
JAKARTA - Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Kaltim melakukan kunjungan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Kunjungan tersebut dalam rangka melakukan Koordinasi Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI).
Pada kesempatan tersebut Normalina selaku Kepala Bidang Aplikasi Informatika dan Irene Yuriantini selaku Kepala Bidang Informasi Komunikasi Publik dan Kehumasan beserta staf Kominfo Kaltim menemui Sri Wulandari selaku Koordinator Kelompok Penyelenggaraan Kearsipan Daerah Wilayah I ANRI. (Selasa, 27/4/21).
Aplikasi SRIKANDI telah diluncurkan menjadi aplikasi umum bidang kearsipan pada Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Dalam aplikasi SRIKANDI, setiap informasi berbasis analog dan digital akan dapat terekam dengan baik sehingga nantinya akan menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif bangsa.
Koordinator Kelompok Penyelenggaraan Kearsipan Daerah Wilayah I, Sri Wulandari saat ditemui mengatakan bahwa kearsipan harus terus mengikuti perkembangan zaman dan melakukan perubahan utamanya dalam penerapan SPBE.
"Memasuki era disruptif kita dituntut melakukan perubahan yang cepat. Ini sebuah lompatan dalam kearsipan SPBE,” ujarnya.
Sri Wulandari juga menerangkan bahwa aplikasi SRIKANDI pada dasarnya merupakan integrasi antara pengelolaan arsip dinamis secara instansional berbasis digital melalui aplikasi SIKD dan secara nasional pada kementerian lembaga dan pemerintah daerah.
Menurutnya, pengelolaan arsip dibutuhkan arsiparis yang handal melalui uji kompetensi dan sertifikasi. Aplikasi SRIKANDI sudah diberlakukan secara nasional dan mendapatkan dukungan penuh dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.
Beliau juga menyampaikan Peraturan Presiden tentang SPBE bertujuan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan dan akuntabel, pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya. Keberadaan SRIKANDI juga tak lain untuk mewujudkan tata kelola pemerintah yang efektif dan transparan melalui pengelolaan arsip yang autentik dan terpercaya. Selain itu, hal terpenting dalam implementasi SRIKANDI ini adalah perubahan mind set para pengguna, sehingga keberhasilan dalam implementasi dapat dicapai, bebernya.
Ada beberapa manfaat bagi Perangkat Daerah (PD) yang mampu mengimplementasikan aplikasi tersebut dengan baik, diantaranya memudahkan komunikasi dan koordinasi antar instansi dan pemerintah, serta memudahkan akses informasi kearsipan yang diperlukan oleh publik. Selain itu, dengan penggunaan aplikasi SRIKANDI diharapkan kinerja aparatur meningkat dan lebih optimal dalam mencapai target organisasi serta mendukung upaya penghematan kertas.
"Terdapat dua proses dalam upaya digitalisasi arsip, pertama arsip yang tercipta sejak awal dengan komputer dan menggunakan aplikasi SRIKANDI baik di pemerintah pusat maupun daerah. Kedua, arsip yang tercipta dengan alih media dan hasilnya tetap sah namun perlu dilihat kembali terkait aturan perlunya berita acara yang memuat bahwa arsip telah dialihmediakan sesuai dengan aturan yang berlaku dan aman untuk digunakan oleh publik, imbuhnya.
Sri Wulandari menambahkan, selayaknya wanita, nama SRIKANDI terinspirasi dari pekerjaan kearsipan yang membutuhkan ketelitian dan kelembutan dalam penyelenggaraannya.
"Dengan dijadikannya SRIKANDI sebagai aplikasi umum, maka tidak ada lagi kementerian/lembaga serta pemerintah daerah provinsi kabupaten/kota yang membangun aplikasi kearsipannya sendiri. Karena proses bisnis, standar data dan keamanan datanya sudah terstandar dan terintegrasi, "tegasnya.
Aplikasi SRIKANDI memiliki beberapa fitur utama. Pertama, fitur penciptaan arsip yang meliputi pembuatan, pengiriman, dan penerimaan naskah dinas secara elektronik antar-instansi pemerintah. Kedua, terdapat fitur pemeliharaan arsip untuk menjaganya agar tetap autentik, utuh dan terpercaya. Di dalam aplikasi ini juga terdapat fitur penggunaan arsip oleh yang berhak, serta fitur penyusutan arsip yang meliputi pemindahan dan pemusnahan arsip.
Penggunaan aplikasi SRIKANDI sebagai aplikasi umum instansi pemerintah dinilai sebagai bentuk peningkatan kualitas dalam bidang kearsipan. Hal ini dikarenakan setiap informasi berbasis analog dan digital akan dapat terekam dengan baik sehingga nantinya akan menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif bangsa.
"Dengan aplikasi ini, arsip yang tercipta dan dikelola dalam SPBE akan lebih optimal dalam melindungi kepentingan hak keperdataan rakyat. Karena, pada dasarnya SPBE pada penerapannya bertujuan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, akuntabel, serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya, "tutupnya. (pt)